Yhdistyksen säännöt

1§ Yhdistyksen nimi ja toimipaikka

Yhdistyksen nimi on Suomen fysiikan- ja matematiikanopiskelijat ry, ruotsiksi Finlands fysik- och matematikstudenter rf. Kansainvälisissä yhteyksissä yhdistyksestä voidaan käyttää epävirallista nimeä Finnish Association of Physics and Mathematics Students. Yhdistyksen kotipaikka on Helsingin kaupunki.

2§ Tarkoitus ja toiminnan laatu

Yhdistyksen tarkoituksena on

• edistää Suomen fysiikan ja matematiikan opiskelijoiden keskinäistä yhteydenpitoa ja yhteistoimintaa sekä kehittää kansainvälistä yhteistyötä näiden alojen opiskelijoiden kesken;
• toimia kansainvälisen fysiikan opiskelijoiden järjestön, International Association of Physics Students (IAPS) kansallisena yhdistyksenä (National Committee).

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys

• voi järjestää tapaamisia suomalaisille fysiikan tai matematiikan opiskelijoille;
• tiedottaa jäsenistölleen IAPSin toiminnasta;
• hoitaa muut IAPSin säännöissä kansalliselle yhdistykselle asetetut velvoitteet;
• ylläpitää kontakteja fysiikan ja matematiikan opiskelijoihin ulkomailla, erityisesti Suomen lähialueilla;
• ryhtyy tarvittaessa muihinkin yhdistyksen tarkoitusta edistäviin vastaavanlaisiin toimiin.

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi

• ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja;
• omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää omaisuutta.

3§ Jäsenet

Yhdistykseen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä rekisteröity yhdistys tai muu oikeuskelpoinenyhteisö joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja jonka toiminta vastaa yhdistyksen tarkoitusta.

Kannattavaksi jäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö, rekisteröity yhdistys tai muuoikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa. Varsinaiset jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen kokous.

Kunniapuheenjohtajaksi tai kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa.

4§ Jäsenten velvollisuudet

Jokaisen varsinaisen jäsenen velvollisuus on

• nimetä keskuudestaan yhteyshenkilö joka vastaa tiedonvälityksestä hallituksen ja jäsenen välillä;
• ilmoittaa sähköpostiosoite yhteydenpitoa varten;
• tiedottaa jäsenilleen yhdistyksen yhteistyötahojen toiminnasta;
• maksaa sille kohdassa 6§ määrätyt maksut.

Kunniapuheenjohtajilla ja kunniajäsenillä ei ole velvollisuuksia.

5§ Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.

Yhdistyksen kokous voi erottaa jäsenen yhdistyksestä, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin jäsen on yhdistykseen liittymällä sitoutunut tai on menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella huomattavasti vahingoittanut yhdistystä tai ei täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

6§ Liittymis- ja jäsenmaksu

Varsinaisilta ja kannattavilta jäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää syyskokous erikseen kullekin jäsenryhmälle.

Kunniapuheenjohtajat ja kunniajäsenet eivät suorita jäsenmaksuja.

7§ Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu syyskokouksessa valitut puheenjohtaja, taloudenhoitaja ja vähintään yksi (1) sekä enintään neljätoista (14) muuta jäsentä. Hallituksen toimikausi on syyskokousta seuraava kalenterivuosi.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan ja sihteerin sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaanluettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, henkilövaaleissa kuitenkin arpa.

Hallituksen jäseneksi voidaan valita henkilö, joka on jonkun varsinaisen jäsenen jäsen.

8§ Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen voi kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja tai taloudenhoitaja yksin tai varapuheenjohtaja yhdessä toisen hallituksen jäsenen kanssa. Hallitus voi myöntää nimenkirjoitusoikeuden myös muille henkilöille.

9§ Tilikausi ja toiminnantarkastus

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajille viimeistään neljää viikkoa ennen kevätkokousta. Toiminnantarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kahta viikkoa ennen kevätkokousta hallitukselle.

10§ Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen kevätkokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä helmi-huhtikuussa.

Yhdistyksen syyskokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä loka-marraskuussa.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä yksi ääni.

Kunniapuheenjohtajilla, kunniajäsenillä, ja kannattavilla jäsenillä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus.

Yhdistyksen kokoukseen voi jokainen varsinainen jäsen lähettää yhden valtuutetun edustajan sekä tälle vapaavalintaisen määrän varaedustajia ennalta ilmoitetussa järjestyksessä. Varaedustajilla on kokouksessa puheoikeus.

Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös sähköpostitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana.

Kokous voi myöntää myös muille läsnäolo- ja puheoikeuden.

Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, henkilövaaleissa kuitenkin arpa.

11§ Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään neljätoista vuorokautta ennen kokousta lähettämällä kutsut jäsenten ilmoittamiin sähköpostiosoitteisiin.

12§ Kevätkokous

Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien lausunto
6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
7. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kevätkokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

13§ Syyskokous

Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. valitaan hallituksen puheenjohtaja, taloudenhoitaja ja muut jäsenet
6. valitaan kaksi toiminnantarkastajaa ja heille henkilökohtaiset varatoiminnantarkastajat
7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet
8. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vaalikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

14§ Muut säädökset

Yhdistyksen toiminnasta voidaan säätää tarkemmin ohjesäännöillä. Ohjesääntöjen hyväksymisestä, muuttamisesta tai kumoamisesta päättää yhdistyksen kokous vähintään kahden kolmasosan (2/3) enemmistöllä annetuista äänistä.

15§ Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta on tehtävä kahdessa peräkkäisessä yhdistyksen kokouksessa vähintään neljän viidesosan (4/5) enemmistöllä annetuista äänistä.

Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta päättävillä kokouksilla tulee olla väliä vähintään kuukausi. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen jälkimmäisen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaantarkoitukseen.

Hyväksytty yhdistyksen vaalikokouksessa 2015 (21.11.2015) ja vuosikokouksessa 2016 (12.3.2016).